PointStar
5aa98d2d3a
- ONBOARDING.md (Hebrew, lawyer-facing): corrected install URL (.vsto), ribbon group name (Marcus-Law), first-run flow (open from ribbon), added the four feature sections, troubleshooting table, file locations, support channels - IT-SETUP.md (English, admin-facing): runner provisioning, codesign cert generation + Infisical storage + Gitea Actions secrets, GPO push of the public cert to attorney machines, nginx config for ClickOnce serving, per-user API key provisioning, release procedure, URL protocol install, monitoring + off-boarding + troubleshooting playbook Co-Authored-By: Claude Opus 4.7 (1M context) <noreply@anthropic.com>
101 lines
7.0 KiB
Markdown
101 lines
7.0 KiB
Markdown
# התקנת OutlookAddin — מדריך לעו"ד
|
|
|
|
## מה זה התוסף?
|
|
|
|
תוסף ל-Outlook שמאפשר לתייק מיילים ל-EspoCRM ישירות מתוך Outlook, בלי להעתיק/להדביק או להגדיר BCC. ארבע יכולות עיקריות:
|
|
|
|
1. **תיוק מייל קיים** — סמן מייל, לחץ "תייק ל-EspoCRM", בחר תיק/לקוח.
|
|
2. **סרגל צד** — כשפותחים מייל, צד ימין מציג איזה לקוח/תיק קשור לשולח.
|
|
3. **כתיבת מייל מתיק** — חלון מייל חדש מקבל כתובת+נושא לפי תיק נבחר, ומתויק אוטומטית כששולחים.
|
|
4. **סנכרון תיקיות** — Outlook יסמן או יתייק לבד מיילים שנכנסים לתיקיות שבחרת לנטר.
|
|
|
|
## דרישות
|
|
|
|
- Windows 10 / Windows 11
|
|
- Outlook desktop (Microsoft 365 / Office 2021 / Office 2019)
|
|
- .NET Framework 4.8 (כבר מותקן בכל הגרסאות הנתמכות)
|
|
- חיבור אינטרנט ל-`crm.prod.marcus-law.co.il`
|
|
- שם משתמש + API key אישי ב-EspoCRM (תקבל מהאדמין בנפרד)
|
|
|
|
## התקנה (5 דקות)
|
|
|
|
1. סגור את Outlook לגמרי (`File → Exit`).
|
|
2. פתח את הלינק במייל שהאדמין שלח: **https://platform.dev.marcus-law.co.il/outlook-addin/OutlookAddin.vsto**
|
|
3. ייפתח דיאלוג ClickOnce. לחץ **Install**.
|
|
4. ההתקנה תיגמר תוך 30 שניות. אם רואים אזהרת "Unknown Publisher" — **אל תאשר**, פנה לאדמין; חסר אישור הצוות במחשב.
|
|
5. פתח את Outlook. בלשונית **Home** של תיבת הדואר תופיע קבוצה חדשה בשם **Marcus-Law** עם שני כפתורים.
|
|
|
|
## הגדרה ראשונית
|
|
|
|
1. בפעם הראשונה שתלחץ על "תייק ל-EspoCRM" יישאל אותך התוסף אם לפתוח הגדרות. ענה **כן**.
|
|
2. בחלון ההגדרות, טאב **כללי**:
|
|
- **כתובת שרת EspoCRM** — מולא מראש: `https://crm.prod.marcus-law.co.il`
|
|
- **שם משתמש** — כתובת המייל שלך (לדוגמה `chaim@marcus-law.co.il`).
|
|
- **מפתח API** — הדבק את ה-key שקיבלת מהאדמין (נראה כמו `a1b2c3d4e5f6…`).
|
|
- **שפת ממשק** — עברית (ברירת מחדל) או English.
|
|
3. לחץ **בדוק חיבור**. אם רואים "התחברות תקינה — משתמש: …" בירוק, הכל עובד.
|
|
4. לחץ **שמור**. החלון ייסגר והתוסף יתחבר.
|
|
|
|
## שימוש יומיומי
|
|
|
|
### תיוק מייל קיים
|
|
1. סמן מייל אחד או יותר ב-Inbox (אפשר Ctrl-click או Shift-click).
|
|
2. בלשונית **Home**, לחץ "**תייק ל-EspoCRM**".
|
|
3. ייפתח חלון חיפוש — הקלד 2+ אותיות של שם תיק / לקוח / איש קשר.
|
|
4. סמן את התיק הנכון ולחץ **תייק**. המייל יקבל קטגוריה "Filed: <שם>" בעמודת הצבע.
|
|
5. אם השולח לא קיים ב-CRM, לחץ "**צור איש קשר חדש מהשולח**" כדי להוסיף אותו ולתייק אליו באותה פעולה.
|
|
|
|
### סרגל "פרטי תיק" (צד ימין)
|
|
- ברגע שתפתח מייל יופיע סרגל ימני קטן עם איש הקשר, החברה ו-5 התיקים האחרונים.
|
|
- **תייק לתיק הזה** — מתייק לתיק הראשון ברשימה.
|
|
- **תייק למקום אחר** — פותח את חלון החיפוש הרגיל.
|
|
- **פתח ב-EspoCRM** — פותח את כרטיס איש הקשר בדפדפן.
|
|
|
|
### כתיבת מייל מתיק
|
|
1. פתח חלון מייל חדש (New Email).
|
|
2. בלשונית **Message**, לחץ "**כתוב מתיק**".
|
|
3. חפש ובחר תיק. התוסף ימלא אוטומטית את כתובת הנמען (איש קשר ראשי בתיק) ויוסיף בכותרת מספר תיק בסוגריים מרובעים, וקישור לתיק בסוף הגוף.
|
|
4. כתוב ושלח. **כשתשלח, המייל יתויק אוטומטית** לאותו תיק ב-EspoCRM, בלי שתצטרך לעשות שום דבר נוסף.
|
|
|
|
### סנכרון אוטומטי של תיקיות
|
|
1. בלשונית **Home** לחץ "**הגדרות**" → טאב **תיקיות**.
|
|
2. סמן את התיקיות שאתה רוצה לנטר (לדוגמה Inbox / לקוחות / כהן).
|
|
3. בחר מצב:
|
|
- **התרעה בלבד** — Outlook יסמן את המייל ב-Categories עם "Needs filing" כדי שתראה ידנית.
|
|
- **תיוק אוטומטי** — התוסף יתייק לבד, רק אם הוא בטוח שהשולח הוא אותו לקוח (התאמה יחידה, חד-משמעית).
|
|
4. שמור. מהרגע הזה, כל מייל שמגיע לתיקיות האלה יעבור עיבוד מיידי.
|
|
|
|
### עדכון התוסף
|
|
- אין צורך להתקין מחדש. ClickOnce בודק עדכונים אוטומטית פעם בשבוע.
|
|
- אם רוצים לכפות עדכון: **File → Options → Add-ins → Click-Once Add-ins** או פשוט סגור ופתח את Outlook כעבור 7 ימים.
|
|
|
|
## בעיות נפוצות
|
|
|
|
| בעיה | פתרון |
|
|
|---|---|
|
|
| קבוצת "Marcus-Law" לא מופיעה ב-Ribbon | File → Options → Add-ins → לוודא ש-`MarcusLaw.OutlookAddin` פעיל; אם לא — Add → Browse → בחר ב-`MarcusLaw.OutlookAddin.vsto` |
|
|
| "התוסף עדיין לא מוגדר" | פתח את ההגדרות והזן URL/שם משתמש/API key |
|
|
| "מפתח ה-API נדחה" | API key לא נכון או הוחלף — פנה לאדמין לקבל key חדש |
|
|
| "שגיאת חיבור לשרת" | אין אינטרנט או ה-CRM לא זמין — המיילים יישמרו בתור ויתויקו אוטומטית כשהחיבור יחזור |
|
|
| תיוק לקח הרבה זמן | בדוק את כרטיסיית **Diagnostics** בהגדרות; ייתכן שהשרת איטי או שיש תור גדול ב-`%LOCALAPPDATA%\MarcusLaw\OutlookAddin\retry-queue\` |
|
|
| Outlook איטי אחרי התקנה | סגור וטען מחדש את Outlook; אם נמשך, פנה לאדמין |
|
|
|
|
## איפה נשמרים הקבצים?
|
|
|
|
- **לוגים** — `%LOCALAPPDATA%\MarcusLaw\OutlookAddin\logs\addin-YYYYMMDD.log`
|
|
- **הגדרות** — `%APPDATA%\MarcusLaw\OutlookAddin\settings.json`
|
|
- **תור ניסיונות חוזרים** — `%LOCALAPPDATA%\MarcusLaw\OutlookAddin\retry-queue\*.json`
|
|
- **API key** — `%APPDATA%\MarcusLaw\OutlookAddin\creds.dat` (מוצפן DPAPI; לא ניתן לקרוא בלי המשתמש שלך)
|
|
|
|
## דיווח על בעיה
|
|
|
|
1. שלח מייל ל-`it@marcus-law.co.il`.
|
|
2. צרף את התיקייה `%LOCALAPPDATA%\MarcusLaw\OutlookAddin\logs\` בלחיצה ימנית → Send to → Compressed (zipped) folder.
|
|
3. תאר במשפט אחד מה ניסית לעשות ומה ראית במקום.
|
|
|
|
## תמיכה
|
|
|
|
- **Mattermost** — ערוץ `#תמיכה-טכנית` (לשאלות מהירות)
|
|
- **מייל** — `it@marcus-law.co.il`
|
|
- **שעות פתוחות** — יום שני 9:00–17:00, יום שלישי 9:00–13:00 בשבועיים הראשונים אחרי השקה
|